Google Workspace là giải pháp linh hoạt, sáng tạo để doanh nghiệp đạt được nhiều thành quả hơn. Hãy cùng Aslanr Agency tìm hiểu để hiểu sâu về Google Workspace nhé!
1. Google Workspace là gì?
Là một bộ công cụ cộng tác và năng suất dựa trên điện toán đám mây của Google và nó cho phép các doanh nghiệp sử dụng thúc đẩy cho việc kinh doanh phát triển hơn.
Workspace trọn bộ công cụ bao gồm: Gmail, Lịch, Drive, Tài liệu (Docs), Trang tính (Sheets), Trang trình bày (Slides), Meet, v.v… Workspace đem lại sự thuận tiện nhất cho người dùng, giúp họ có thể dễ dàng làm việc và kết nối với khách hàng, đồng nghiệp cho dù họ đang ở bất cứ đâu.
Google Workspace là phiên bản nâng cấp của G Suite với 3 cải tiến chính là:
- Trải nghiệm tích hợp mới: Việc kết nối giữa các nhân viên trở lên dễ dàng hơn cho dù họ đang ở bất cứ đâu, từ đó giúp họ làm việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.
- Bộ nhận diện thương hiệu mới: Phản ánh tham vọng “tạo ra một ngôi nhà” để làm việc tốt hơn của Google. Các ứng dụng cùng được cập nhật theo biểu tượng 4 màu quen thuộc của Google với giao diện giấy gấp 2-D mới.
- Những giải pháp mới: Xây dựng, thiết kế những phương án phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng.
2. Google Workspace gồm những gì?
Google Workspace cung cấp một email tùy chỉnh cho doanh nghiệp và gồm có các công cụ cộng tác như Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Docs, Sheets, Slides, Keep, Sites Forms. Hỗ trợ doanh nghiệp, tổ chức nâng cao hiệu suất làm việc giúp việc chia sẻ thông tin tài liệu và cộng tác trong nội bộ trở nên dễ dàng, cũng như khiến hoạt động làm việc với khách hàng, đối tác trở lên chuyên nghiệp hơn.
3. Lợi ích
Google Workspace nâng cao hiệu suất làm việc, tăng khả năng kết nối trong doanh nghiệp và nâng cao tính chuyên nghiệp cũng như bảo mật cho doanh nghiệp. Có thể nói đây là một giải pháp toàn diện dành cho doanh nghiệp.
Những lợi ích mà Workspace đem lại cho doanh nghiệp là vô cùng lớn.
- Tạo lên Email doanh nghiệp thật chuyên nghiệp
Hình ảnh đại diện đầu tiên cho doanh nghiệp là Email. Google Workspace sẽ giúp bạn tạo được email doanh nghiệp tên miền tùy chỉnh theo tên công ty, khiến công ty trở lên chuyên nghiệp trước đối tác. Bên cạnh đó tốc độ vận hành cho email luôn được đảm bảo. Khả năng lọc thư spam hàng đầu, không bị quảng cáo, tỷ lệ phản hồi gần như tuyệt đối.
- Bảo mật cao
Bộ máy bảo mật của Google có thể nói là một trong những hệ thống an toàn nhất hiện nay. Dữ liệu của doanh nghiệp được bảo đảm an toàn với hàng loạt cơ chế bảo mật và an ninh đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe nhất cho một hệ thống điện toán đám mây (ISO 27001, FISMA, SSAE 16/SAE 3402 Type II, SAS 70). Các tình huống bị rò rỉ thông tin doanh nghiệp sẽ là điều không thể xảy ra.
- Dung lượng lớn
Duy trì công việc của nhóm trên các bộ nhớ dùng chung, bảo mật, dễ tìm kiếm và quản lý. Dung lượng lưu trữ lên đến 30GB ở gói Starter và có thể dễ dàng nâng cấp lên không giới hạn ở các gói Standard, Plus hoặc Enterprise. Bên cạnh đó Google Workspace hỗ trợ gửi tài liệu đính kèm trên Drive lên đến 5TB.
- Kết nối mọi lúc mọi nơi
Tài liệu và trang web có thể làm việc ở bất kỳ đâu trên thế giới và trên bất cứ thiết bị nào có internet. Nhân viên có thể dễ dàng kết nối, trao đổi công việc với nhóm cho dù họ có đang ở công ty, ở nhà hay bất kì nơi nào. Việc liên lạc hay chia sẻ dữ liệu công việc cũng trở lên nhanh gọn nhờ bộ công cụ của Workspace.
- Đội ngũ tư vấn 24/7
Doanh nghiệp có thể nhận hỗ trợ qua điện thoại, email và trực tuyến bất kể thời gian nào. Bên cạnh đó Google cũng có trung tâm trợ giúp với một danh sách các câu hỏi phổ biến giúp bạn dễ dàng kịp thời khắc phục các sự cố. Đội ngũ tư vấn 100% có chứng chỉ và được sát hạch đào tạo hàng năm.
4. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Google Workspace
Khi doanh nghiệp quyết định đầu tư vào bộ công cụ hỗ trợ cho việc vận hành và kinh doanh thì khả năng tương thích, dễ triển khai và sử dụng cùng độ bảo mật cao là những yếu tố hàng đầu mà họ chú ý đến đầu tiên. Với sự nâng cấp cải tiến của mình Google Workspace hoàn toàn có thể đem lại cho doanh nghiệp một bộ công cụ được tinh chỉnh và tối ưu hóa tốt nhất.
Dưới đây là lý do doanh nghiệp cần sử dụng Google Workspace
- Giao diện thân quen và dễ sử dụng:
Doanh nghiệp dễ chuyển đổi lên Workspace mà không mất nhiều thời gian đào tạo nhân viên vì hầu hết nhân viên đã quen thuộc với việc sử dụng Gmail cá nhân và bộ Google Offices.
Dễ dàng nâng cấp chuyển đổi dữ liệu từ tài khoản cũ sang tài khoản mới mà không bị mất đi các dữ liệu hiện có.
- Cộng tác trên Google Workspace ở mọi nền tảng, thiết bị:
Đáp ứng tốt nhu cầu làm việc từ xa bất chấp các phát sinh từ môi trường, đảm bảo khả năng công tác trong thời gian thực cho nhân viên.
- Thời gian hoạt động liên tục, bền bỉ:
Thời gian hoạt động và sẵn sàng cho doanh nghiệp đảm bảo tới 99,9% tại mọi thời điểm, các bộ công cụ được nâng cấp liên tục kịp thời mà không làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp.
- Google Workspace giúp đảm bảo an toàn và bảo mật
Dữ liệu của doanh nghiệp được bảo đảm an toàn với hàng loạt cơ chế bảo mật và an ninh đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe nhất cho một hệ thống điện toán đám mây (ISO 27001, FISMA, SSAE 16/SAE 3402 Type II, SAS 70).
- Nâng cao năng suất công việc và tăng khả năng kết nối trong doanh nghiệp
Google Workspace đem lại mạng lưới xã hội thu nhỏ trong từng ứng dụng của mình. Việc tương tác, trao đổi giữa nhân viên được tăng cường qua các kênh liên lạc như Chat, Meet,.. Sự cộng tác trong thời gian thực khi là việc trên các tài liệu của bộ Google Offices (Docs, Sheets, Slides…) cũng được gia tăng.
- Google Workspace hỗ trợ quản lý và phân tích dữ liệu
Giúp việc phân tích dữ liệu trở lên dễ dàng nhờ những biểu đồ trực quan, sống động.
5. So sánh GoogleWorkspace và Microsoft 365
Đặc điểm chung của Google Workspace và Microsoft 365 là đều cung cấp bộ ứng dụng năng suất hoàn chỉnh để sử dụng cho doanh nghiệp.
Sự khác biệt thể hiện rõ ở việc Google Workspace phù hợp nhất cho các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập muốn tận dụng ưu thế của việc tạo email theo tên miền doanh nghiệp thông qua gmail của Google.
Trong khi đó với các doanh nghiệp có tần suất sử dụng tài liệu, bảng tính và bản trình bày cao sử dụng cả khi online và offline thì Microsoft 365 là lựa chọn phù hợp hơn cả.
Bảng so sánh Google Workspace và Microsoft 365
| Đặc điểm | Google Workspace | Microsoft 365 |
| Trải nghiệm người dùng | Dễ sử dụng, dễ phổ biến không đòi hỏi nhiều về kỹ thuật. | Tích hợp nhiều tính năng, phức tạp đòi hỏi kỹ thuật nhiều hơn Workspace |
| Dung lượng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu | Dung lượng và các quản lý tùy chọn được tích hợp vào bộ nhớ tổng thể thuận tiện chia sẻ dữ liệu khi ứng dụng nào đó bị đầy. | Dung lượng và các quản lý tùy chọn tách biệt bộ nhớ. |
| Quản lý và bảo mật | Hệ thống mạnh, dễ kiểm soát. | Nhiều tính năng nhưng phức tạp, khó khai thác, khó vận hành. |
| Email doanh nghiệp | Có trong tất cả các gói dịch vụ. | Chỉ có trong các gói dịch vụ tầm trung trở lên. |
6. G-suite là gì?
G Suite bao gồm những ứng dụng chính như Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Hangouts, Sites, Vault,…
G-suite là tiền thân của Google Workspace ,nói cách khác nó chính là phiên bản chưa nâng cấp của Google Workspace. Là một bộ các công cụ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây của Google, mang tới cho doanh nghiệp phương thức làm việc và cộng tác hoàn toàn mới.
Các nhân viên có thể làm việc ở bất cứ mọi nơi, trên những thiết bị bất kì và không chỉ đơn giản là sử dụng email và chat mà còn có thể thực hiện các cuộc gọi video, đặt lịch làm việc, chia sẻ dữ liệu, cùng nhau tạo và chỉnh sửa các văn bản trực tuyến… Chỉ với vài bước thiết lập đơn giản để sử dụng và quản lý, G-suite cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn và tập trung hơn vào những gì thực sự quan trọng.
7. Khi nào doanh nghiệp nên mua Google Workspace
- Đầu tiên là khi doanh nghiệp mới được thành lập, đây là lúc doanh nghiệp cần có địa chỉ email riêng cho công ty. Việc email theo tên miền công ty sẽ tạo sự chuyên nghiệp hơn trong phong cách làm việc của công ty với khách hàng. Ví dụ: name@tencongty.com. Trong đó “name” là tên tùy chọn và “tencongty.com là tên miền công ty đăng ký.
- Khi khối lượng dữ liệu công ty quá lớn. Nhân viên cần truy cập cũng như đồng bộ hóa ở nhiều thiết bị, nhiều vị trí khác nhau.
- Doanh nghiệp cần công cụ tối ưu cho các công việc như: làm việc theo nhóm như tạo tài liệu văn bản, sử dụng bảng tính, họp và giao tiếp nhóm ở những nơi khác nhau
- Tiếp đến là khi doanh nghiệp muốn chuyển đổi hình thức sử dụng email do hệ thống email doanh nghiệp cũ không đáp ứng được nhu cầu như email gửi đi hay vào spam…
- Cuối cùng là doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong quản lý, theo dõi dữ liệu và cần bảo mật ở cấp độ doanh nghiệp
8. Kết luận
Bài viết trên là tìm hiểu về Google Workspace và những điều doanh nghiệp cần biết để đưa ra các giải pháp linh hoạt, sáng tạo để doanh nghiệp đạt được nhiều thành quả hơn. Hi vọng qua chia sẻ trên của Aslanr Agency, có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về Google Workspace và áp dụng vào doanh nghiệp giúp đem đến nhiều thành quả.
Theo dõi blog Aslanr Agency để đón đọc nhiều thông tin bổ ích nhé.
