Tạo lên mẫu content sự kiện đã không còn xa lạ gì với những người làm sự kiện và là một bước của quá trình tổ chức sự kiện cũng như điều phối sự kiện bằng việc tiếp cận khách hàng bằng những ấn tượng đầu cho họ.
1.Content sự kiện là gì?
Content sự kiện là nội dung được tạo ra để quảng bá, thông tin và giới thiệu cho một sự kiện nào đó. Nội dung này có thể bao gồm mô tả về sự kiện, lịch trình, chương trình, các hoạt động, các diễn giả, vị trí, thời gian, đăng ký hoặc mua vé, thông tin liên hệ và các chi tiết khác. Mục đích của “content sự kiện” là thu hút sự quan tâm của khách hàng và khích lệ họ tham gia hoặc hỗ trợ cho sự kiện.
Thông thường, content sự kiện sẽ nằm ở nhiều định dạng khác nhau từ chữ viết, hình ảnh, video,… Tuỳ thuộc vào quy mô và tệp khách hàng mà sự kiện hướng tới để đưa ra hướng khai thác chủ đề để đưa ra mẫu nội dung phù hợp nhất.
2.Content sự kiện bao gồm những thông tin gì?
Đối với công việc tổ chức, điều phối có nhiều khâu cần thực hiện trong tất cả quá trình nên cần phải có một kế hoạch đầy đủ của từng giai đoạn để đảm bảo mọi thứ luôn theo đúng quy trình, giảm rủi ro cũng như bao quát tất cả các khâu một cách bài bản hơn.
Để đảm bảo được content sự kiện nên xây dựng theo thứ tự thời gian và đi theo quy trình trước trong khi sự kiện diễn ra.
Thành phần tiêu biểu của content sự kiện:
Trước khi sự kiện diễn ra: viết bài giới thiệu sự kiện bật mí về chương trình, kịch bản sự kiện, kịch bản cho MC và diễn giả (nếu có), giới thiệu thành phần tham dự sự kiện, hướng dẫn khán giả/khách hàng tham dự sự kiện, thư mời và thư cảm ơn (nếu có), cho các ấn phẩm in, quà tặng (nếu có),…
Trong khi sự kiện diễn ra: content trình chiếu, quảng bá trên các mạng xã hội, các kênh thông tin của đối tác,…
Sau khi sự kiện diễn ra: viết content sự kiện tóm tắt chương trình, tổng kết chương trình và kết quả đạt được, khảo sát sau sự kiện, cảm ơn khách hàng/khán giả đã tham gia chương trình,…
Dựa trên quy mô và mục tiêu của sự kiện, ta có thể phác thảo trước một bản kế hoạch cho content lên quanh sự kiện.
Nhìn vào một kế hoạch nội dung cho sự kiện, người làm công tác tổ chức và điều phối có thể hình dung ra được quá trình diễn ra cần phải có các bước cơ bản nào, khi nào cần làm gì và khi nào cần chuẩn bị những gì.
Hiện tại, đã có rất nhiều sự kiện được tổ chức trực tuyến và được cắt giảm đáng kể ở nhiều khâu. Tuy nhiên, phần nội dung hầu như không giảm thiểu quá nhiều so với các sự kiện tổ chức trực tiếp. Vì vậy, người làm nội dung hoàn toàn có thể áp dụng các thể loại content theo một hình thức chung, tuỳ quy mô sự kiện.
3.Cách lên content sự kiện nhắm trúng mục tiêu
Mỗi một content sự kiện sẽ được đánh giá dự trên một vài tiêu chí:
- Lan toả sự kiện đến khách hàng
- Phân bố đều và duy trì xuyên suốt thời gian diễn ra sự kiện
Đồng thời cũng là hai yếu tố có sự tham gia và tác động của content sự kiện.
3.1.Chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra
Đối với content cho sự kiện thì một số mục cần nghiên cứu trước khi lên nội dung đó là mục tiêu của sự kiện, đặc điểm nhóm khán giả mà sự kiện hướng đến, nội dung chính của sự kiện và các loại ấn phẩm phù hợp cần cho sự kiện.
Khi đã trả lời được hết các câu hỏi trên, người làm content hẳn đã có thể lên cho mình một kế hoạch sơ bộ và tiếp tục đi vào chi tiết sau đó. Mục tiêu ở giai đoạn này là có thể thu hút công chúng, quảng bá, viết bài giới thiệu sự kiện đến với nhóm khán giả mục tiêu, đưa thông tin về sự kiện đến với khán giả,…
3.2.Trong khi sự kiện diễn ra
Nếu đã thành công thu hút sự chú ý từ công chúng cho giai đoạn đầu, mục tiêu tiếp theo là phải duy trì được độ nóng đến thời gian diễn ra sự kiện.
Tại giai đoạn này, có thể khai thác hướng truyền thông trên các phương tiện thông tin đại chúng, mạng xã hội, các trang liên kết với đối tác, nhà tài trợ,… Khi sự kiện diễn ra, việc tận dụng toàn bộ các kênh thông tin sẵn có và kênh thông tin liên kết giúp sự kiện đảm bảo được tính hấp dẫn.
Xuyên suốt quá trình, đội content cần sự kết hợp và giúp đỡ của toàn bộ đội ngũ làm sự kiện.
Ngoài ra người làm sự kiện có thể cân nhắc thêm việc khai thác như mở cổng bình chọn, tương tác tại sự kiện cho khán giả trực tiếp và khán giả trực tuyến.
3.3.Sau khi sự kiện diễn ra
Dạng content thường được khai thác nhiều nhất sau khi sự kiện diễn ra là tổng hợp hình ảnh về các hoạt động đã diễn ra trong sự kiện và chia sẻ thông tin hoặc kiến thức chủ đề của sự kiện.
Các dạng content sau sự kiện cũng góp phần giúp sự kiện được ghi nhớ trong lòng khán giả hơn và giúp tạo ấn tượng tốt cho các lần sự kiện sau đó.
4.Một số cách khai thác content sự kiện hay
Hiện có rất nhiều dạng content sự kiện có thể khai thác. Tuy nhiên, để sáng tạo, thu hút khán giả cũng như để lại dấu ấn đầu tiên thì cần khai thác bài viết về sự kiện sẽ giúp ích cho việc lên và triển khai ý tưởng.
4.1.Khai thác nội dung từ phía khách mời, diễn giả, MC
Nội dung truyền tải cần có cảm hứng và hướng đến chủ đề sự kiện là một cách khai thác content trực tiếp. Bởi khi sử dụng trích dẫn ngắn gọn từ các nhân vật sẽ xuất hiện trong sự kiện, bạn có thể giới thiệu về nhân vật lại truyền tải được thông điệp nội dung đến khán giả.
Ngoài ra, để được những yêu cầu trên các nhân vật cần có sức hút và lượng người quan tâm trước để tạo hiệu ứng thu hút những người mới hơn đến với sự kiện.
4.2.Thúc đẩy content sự kiện dạng video
Một trong những dạng content hiện đang được yêu thích nhất là video. Dạng thức này trực quan, sinh động và có thể giữ chân khán giả lâu hơn content thuần dạng text và hình ảnh.
Đối với một sự kiện, có thể khai thác các định dạng video như teaser chương trình, video ngắn giới thiệu nhân vật hoặc video dạng tua nhanh thời gian diễn ra sự kiện. Để lên được dạng content này, cần có sự chuẩn bị từ trước khi diễn ra các hoạt động nhằm thu thập đầy đủ các dữ liệu dựng content.
Dạng video chia sẻ chuyện hậu trường, các khâu chuẩn bị từ A đến Z cũng tạo cảm giác gần gũi và phấn khích cho khán giả.
4.3.Đẩy mạnh content tương tác
Yếu tố quan trọng hàng đầu của một sự kiện là duy trì tương tác giữa khán giả với sự kiện xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện. Điều này đồng nghĩa với việc cần chú trọng nhiều đến các dạng nội dung tương tác.
Hãy thử khai thác các minigame trên các kênh mạng xã hội, phỏng vấn cảm nghĩ của những người điều phối sự kiện và những người đến tham gia sự kiện hoặc trực tiếp giao lưu tại sự kiện để tạo cảm giác giao lưu và tạo không khí hồ hởi, thúc đẩy khán giả tham gia sự kiện nhiều hơn.
4.4.Tận dụng mọi chất liệu trên các nền tảng mạng xã hội
Sự phát triển của mạng xã hội trên không gian mạng việc tận dụng các mạng xã hội để truyền thông là vô cùng cần thiết nhưng kèm theo đó cũng yêu cầu người làm content phải hiểu về nền tảng đó và vận dụng để làm nội dung trên đó.Ví dụ như với Instagram sẽ ưa chuộng Instastory. Facebook thúc đẩy video livestream,… để khai thác và định dạng nội dung cho sự kiện để mở rộng và đa dạng.
5.Kết luận
Tóm lại, content sự kiện đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng và thực hiện sự kiện. Hy vọng qua bài viết của Aslanragency các bạn đã hiểu rõ hơn về phương pháp xây dựng nội dung sự kiện hiệu quả để từ đó tổ chức được những sự kiện thành công và thu hút được đông đảo người tham dự.
Aslanr tổng hợp và biên soạn lại
